Algemene voorwaarden laten nakijken: waar let u op?

Veel ondernemers gebruiken algemene voorwaarden die ooit zijn overgenomen van een branchegenoot of van internet. Dat lijkt efficiënt, maar het gaat vaak mis op het moment dat u de voorwaarden echt nodig hebt: bij een geschil. Een bepaling die niet van toepassing is of vernietigd wordt, beschermt u niet. Hieronder de punten die wij bij het nakijken van algemene voorwaarden altijd beoordelen.

1. Zijn de voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden gelden alleen als ze onderdeel van de overeenkomst zijn geworden. De wederpartij moet ze hebben aanvaard, bijvoorbeeld doordat in de offerte of opdrachtbevestiging staat dat ze van toepassing zijn. Daarnaast moet u de wederpartij een redelijke mogelijkheid geven om van de voorwaarden kennis te nemen (artikel 6:233 en 6:234 BW). In beginsel betekent dit: de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stellen. Bij een overeenkomst die elektronisch tot stand komt, kunt u ze elektronisch beschikbaar stellen, op een manier dat de wederpartij ze kan opslaan.

Een verwijzing naar voorwaarden die "op aanvraag worden toegezonden" of die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd, is alleen in uitzonderingssituaties voldoende. Voldoet u niet aan de informatieplicht, dan kan de wederpartij bedingen vernietigen.

2. Consument of bedrijf?

Tegenover consumenten gelden strengere regels. De wet bevat een zwarte lijst (artikel 6:236 BW) met bedingen die altijd onredelijk bezwarend zijn, en een grijze lijst (artikel 6:237 BW) met bedingen die vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. Voorbeelden zijn een beding dat de consument het recht ontneemt om de nakoming op te schorten, of een te korte termijn om te klagen. Daarnaast toetst de rechter consumentenvoorwaarden ambtshalve aan de Europese regels over oneerlijke bedingen. Dat betekent dat een rechter een oneerlijk beding ook buiten toepassing kan laten als de consument zich er niet zelf op beroept.

Tussen bedrijven gelden de lijsten niet rechtstreeks. Wel kan een kleine onderneming zich in sommige gevallen op de gedachte achter de lijsten beroepen (reflexwerking). Grote ondernemingen, en ondernemingen die hun jaarrekening openbaar moeten maken, kunnen een beding niet vernietigen op grond van de bepalingen over onredelijk bezwarende bedingen (artikel 6:235 BW).

3. Aansprakelijkheid en vrijwaring

De aansprakelijkheidsbeperking is voor de meeste ondernemers de belangrijkste bepaling. Een beperking tot het bedrag dat de verzekering uitkeert, of tot het factuurbedrag, is gebruikelijk. Een volledige uitsluiting houdt minder snel stand, zeker niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van het bedrijf. Wij kijken of de beperking aansluit bij uw verzekering, of er een duidelijke maximering is, en of de bepaling helder is geformuleerd. Onduidelijke bedingen worden tegenover een consument in zijn voordeel uitgelegd.

4. Tegenstrijdige voorwaarden

Verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden, dan spreken we van een battle of forms. Naar Nederlands recht gelden dan in beginsel de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij de andere partij die uitdrukkelijk van de hand wijst (artikel 6:225 lid 3 BW). Bij internationale koopovereenkomsten gelden mogelijk andere regels, bijvoorbeeld uit het Weens Koopverdrag. Een goed opgestelde afwijzingsclausule en een vaste werkwijze in offertes voorkomen veel discussie.

5. Praktische afspraken

Algemene voorwaarden moeten aansluiten bij de manier waarop u werkt. Wij lopen onder meer na:

• betalingstermijn, rente en incassokosten (tegenover consumenten gelden wettelijke regels);
• de levertermijn en wat er gebeurt bij vertraging;
• eigendomsvoorbehoud en klachttermijnen;
• opzegging en beëindiging bij langlopende overeenkomsten;
• intellectueel eigendom en geheimhouding;
• de verwerking van persoonsgegevens en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst;
• het toepasselijk recht en de bevoegde rechter.

Hoe gaat het nakijken in zijn werk?

U stuurt ons uw huidige voorwaarden en een korte beschrijving van uw dienstverlening en klanten. Wij geven per bepaling aan wat goed is, wat risico oplevert en wat ontbreekt, en doen concrete tekstvoorstellen. Desgewenst stellen wij nieuwe voorwaarden op die passen bij uw praktijk, inclusief een korte instructie hoe u ze correct ter hand stelt.

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies voor uw situatie. Wilt u uw algemene voorwaarden laten nakijken? Neem contact met ons op.